ジョブディスクリプション（職務記述書）をすばやく整備する意義
組織を拡大したり新プロジェクトを立ち上げたりする際には、新ポジションの役割や求めるスキル要件を明確にするジョブディスクリプション（職務記述書）が欠かせません。特に中小企業にとっては、急な人材ニーズが生じることも多い一方、忙しさに追われて「役割が曖昧なまま募集してしまう」ケースが散見されます。
本記事では、生成AIを使って新ポジションのジョブディスクリプションを短時間で作成する方法を紹介します。
1. なぜAIを使ったジョブディスクリプション作成が有効か
1-1. 時間と手間を大幅に削減
新ポジションの役割や必要スキルを整理しようとすると、担当者の経験や他社事例のリサーチ、社内ヒアリングが必要になります。生成AIを活用すれば、ベースとなる要件を瞬時に文章化し、あとは自社事情に合わせて微調整すればいいだけなので、作業負担を大幅に減らせます。
1-2. 訴求ポイントの見落としを防ぐ
人が書き出すと、慣れや思い込みで「当たり前のこと」を入れ忘れたり、逆に余計な表現が多すぎて読みづらくなることも。AIに「基本的な求人要素を網羅してほしい」と指示すると、誤字脱字や構成の見落としが減るのがメリットです。
1-3. スピーディな組織改革に対応
攻めている企業では、新規事業やプロジェクトを急遽立ち上げたり、外部からの要望で緊急に人材を必要とすることもあります。AIでジョブディスクリプションを素早く作成できれば、タイムリーに求人を出せるため、ビジネスチャンスを逃しにくくなります。
2. 生成AIを使ったジョブディスクリプション作成ステップ
2-1. 必要事項を整理
AIに指示する前に、「どんな役割が求められるか」「具体的な業務範囲」「必須スキル・経験」のリストを箇条書きで洗い出します。たとえば:
- ポジション名（例：マーケティング担当、新規事業開発リーダー）
- 業務内容（SNS運用、顧客獲得施策、外注管理など）
- 必要スキル（Excelや分析ツール、コミュニケーション力 など）
- 報酬レンジ（提示可能な給与帯、待遇面）
- 求めるマインドセット（柔軟性、問題解決志向 など）
この作業を事前に行うことで、後のAI指示が具体的になり、精度が高くなります。
2-2. AIツールで下書きを生成
生成AIを利用し、先ほどのリストを「新ポジションの求人要項」として文章化するよう指示します。指示例としては:
「次の業務内容・必要スキル・報酬レンジをもとに、新しいポジションのジョブディスクリプションを作ってください。端的で分かりやすい文章を意識し、1,000文字以内にまとめてください。」
AIによってはタイトル候補や小見出しまで自動提案してくれます。必要な補足があれば、「○○という資格があれば尚可」「英語力は必須ではない」など追加指示を与え、すぐに作り直すことができます。
2-3. 出力内容をカスタマイズ・チェック
AIが作った下書きを読み込み、現実的に合わない表現や曖昧な文言があれば修正します。特に報酬や福利厚生などの数字面をAIに自動化させると誤差が出る恐れがあるので、自社のルールや実態に照らして書き換えることが重要です。
- 「月給◯◯円～」ではなく「月給◯◯円程度、経験・能力を考慮」など
- 「必須スキル：大卒以上」→ 実際には学歴不問なら修正
そのうえで、最終的に求人票や社内資料に活用しやすい形に仕上げればOKです。
3. 研修参加者の声：AIで一気に楽になった事例
ケース1：急な人事異動でポジション増設
ある企業では、新たにデジタルマーケティングを強化するため、急いで「マーケティング担当」を採用したい局面がありました。社内では具体的に何を任せるか曖昧だったため、AIツールに「デジタルマーケティング運用に必要な業務内容とスキル」を入力して概要を自動生成し、わずか数十分で整ったジョブディスクリプションを作り上げたそうです。
担当者は「自分で一から書くと何をどこまで記載すべきか迷っていたが、AIがひとまずの雛形を作ってくれたので修正するだけで済んだ」と語っています。
ケース2：専門用語が多い職種でもスピーディに
別の経営者は、ECサイトの担当者を採用する際に、「輸出入の知識や英語力」などをどこまで求めるか文章化に苦労していました。AIに「ECサイト運営担当の一般的なスキル要件」を要約させ、さらに自社の輸出業務範囲を追加で指示することで、短時間でいい感じの募集要項を作成できたとのこと。
本人曰く、「手間が省けたので、書類作成がものすごく早まった。改訂や追記もAIに指示すればすぐ反映できる」と感じたそうです。
4. 注意点：最終判断は人間が行う
4-1. 実情と乖離した要件を載せない
AIが提案した要件が社内事情と合わない場合もあります。たとえば「英語ネイティブレベル必須」とAIが書いたとしても、実は業務では翻訳ツールで対応できるなら、そこまでのレベルは不要な条件です。必ず「自社で本当に必要な能力か？」を確認しましょう。
4-2. コンプライアンスを確認
雇用関連の表現は、国や地域ごとに法的な注意点があります。誤解を招きそうな言葉や差別的な表現が混じらないよう、最終的に人事や法務担当あるいは顧問社労士などのチェックを受けると安全です。
4-3. ポジションごとのカスタマイズを繰り返す
生成AIが出した文章はあくまで一案です。職種によって必要な資格やソフトスキルは異なります。追加指示しながら、ポジションごとに柔軟に書き換えましょう。
5. まとめ：新ポジションのジョブディスクリプションを最短で整備
中小企業でも新しい役職の採用や配置転換が起こるとき、ジョブディスクリプションを素早く作ることは組織の混乱を防ぐうえで極めて重要です。生成AIを活用すれば、
- 短時間で、抜け漏れの少ない要件定義が可能
- 担当者の負担が減り、社内確認もスピーディ
- 必要に応じて何度でも再生成し、言い回しを微調整できる
最終的には人間の目で“自社の現実”に合った表現に仕上げ、すぐに求人サイトや社内人事文書で利用できる形にしてみてください。これによって、欲しい人材にアピールし、入社後のミスマッチを減らす効果も期待できるでしょう。
よくある質問（FAQ）
Q1. AIが出した文章は誤解を招く表現がないか心配です…
A. たしかに、AIは間違った表現をしたり、微妙な言い回しを提案する可能性があります。しかしそれは人間も同じことです。最終的には人事担当や経営者が内容をチェックし、必要に応じて、修正していきましょう。
Q2. 具体的な給与レンジや待遇はAIにどう指示すれば？
A. 「想定月給〇〇円～〇〇円で、モデル年収〇〇円程度」のように、数値を自分で入力してからAIに反映させるとスムーズです。AIまかせにすると根拠のない数字が書かれる場合があるので注意を。
Q3. AIで作ったジョブディスクリプションをそのまま求人に載せてもいい？
A. はじめから自社の情報をインプットしながら作っていれば、大きな問題はないかと思います。ただし、社内規定や法的要件を必ず確認してください。最終判断は人間が行うことです。
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